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精細化費用管控業務應用解決方案

發布時間:2018-11-19  來源: 安碼商務軟件系統(上海)有限公司 所屬公司:安碼商務軟件系統(上海)有限公司    閱讀量:8112

精細化費用管控業務應用解決方案

解決方案簡介

企業的運作離不開人和事,每天都有各式各樣的費用發生,出差報銷、請客戶吃飯、人事培訓、辦公用品、租車租

房等等。

員工等級不同,費用權限也不同,老板審批的復雜度也不同,特別是跨部門、跨公司審批,老板的決策難度就更加

大。

面臨的問題和挑戰

復雜的企業審批授權制度維護和管理困難。

精細化“預算管理”與“預算控制”難以實施

難以進行規范、有效的費用標準政策維護和管理

集團化費用管控面臨更多的管理問題:

子公司報銷還是到總公司報銷?

原始單據放在子公司還是總公司?

電子審批和原始單據如何銜接等?

解決方案詳述

1、解決方案架構圖

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2、主要功能

基于崗位的“DoA”

DoA全稱 Delegation of Authority 審批授權表。DOA的主要作用是:通過梳理組織的決策事項在不同范圍的提

案者、審核者和決策者,明確組織內決策事項的匯報線和權限范圍,用標準化的二維表格形式展現出關鍵決策流

程和適用范圍。

這個審批授權表,往往在企業的流程制度文件已經包含,企業的規模不同往往審批授權表復雜度也不同,集團化

公司與非集團化公司也不同。


Ultimus 在實施過很多大型客戶及中小型客戶后,也總結歸納出了一些共通點以及行之有效的辦法,使之能夠幫

助其他企業在實施流程管理中得到有效的借鑒。

在DoA中,有以下幾個要素:

組織架構中需包含的崗位及崗位等級的定義

DoA中可以體現直線匯報關系及虛線匯報關系

直線匯報關系基于直接上級條線。

虛線匯報關系基于職能部門條線。

DoA中明確各崗位等級或某個特定崗位的授權權限

“預算管理”與“預算控制”

預算可以從 Excel 模板中導入也可以編輯,導入時驗證預算的科目等數據。

每年導入5次,包括 EQ3、EQ6、EQ9、EQ12 及 Forecast 的預算數據。

在借款及費用報銷過程中,進行預算的實時控制。

費用標準政策庫

Ultimus 標準政策庫可以定義任意類型及任意維度的政策庫。通過政策庫的定義,領導層在審批時有著非常清楚

的決策依據,費用到底有沒有超標,超標的原因是什么都一目了然。

費用標準政策庫有很多,示例如下:

住宿費報銷標準

餐費報銷標準

手機費報銷標準等

政策庫定義的維度有:

崗位等級

公司

城市

內勤、外勤

金額等

集團化費用管控

線上流程審批與線下財務復核單據相結合,子公司財務負責單據的復核,總部財務共享中心負責費用的發放。

另外,Ultimus 通過審批表單條紋碼及封面條紋碼,解決子公司單據郵寄與總公司單據匹配的問題。

3、方案特點及客戶價值

Ultimus 從眾多項目實踐經驗中整理得出的“基于崗位的DoA”管理經驗,將組織架構及授權等變動對流程的影

響降到最低。

精細化“預算管理”與“預算控制”,支持模板導入、編輯及驗證,支持明細、多版本預算數據管理,支持實時

預算管控。

任意維度費用管控政策庫維護及管理,支持領導費用管控決策,如:審批依據、超標情況及原因等。

簡化集團化費用管控難度,支持線上流程審批與線下財務復核單據相結合,支持 Ultimus 通過審批表單條紋碼及

封面條紋碼,解決子公司單據郵寄與總公司單據匹配的問題。

典型案例

   偉達              青島啤酒                 Autoliv








 

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